Wednesday, May 13, 2015

RAPAT DINAS GURU

Oleh : Kalim,M.Pd. Kepala SD Negeri Mojo 03 Kecamatan Cluwak kabupaten Pati
+Kalim Nuryati 
Pengantar 

Saya sebagai pegawai negeri guru mencoba menjelaskan bidang kerja saya secara hal yang berhubungan dengan keseharian yang tidak lepas dari hal rapat.Baik di sekolah maupun di kantor ataupun diluar dinas.Sebagai pembuka biasanya urutan pertama adalah menyanyikan lagu Indonesia Raya sebagai sikap abdi negara.Bahkan ada yang percaya urutan acara rapat dimulai dengan doa saja supaya menghasikan keputusan rapat yang dilindungi oleh Tuhan yang maha Esa dalam pelaksanaannya nanti.Hampir setiap waktu acara rapat menjadi simbol dunia kerja.Tidak sedikit kesuksesan diraih dengan jalan seperti ini.Maka peran rapat menjadi titik sentral dalam setiap kegiatan.Tata cara rapat dari kalangan kecil,menengah sampai atas sekarang bukan hal yang baru bahkan menjadi kebutuhan dalam segi bidang apapun.
Namun kesempatan ini jangan disalahgunakan sebagai alasan untuk kepentingan pribadi semisal berhubungan gelap dengan seseorang untuk kepentingan pribadi.Banyak kasus perselingkuhan terkuak terjadi manakala rapat dijadikan sebagai waktu empuk buat meladeni pacar atau isteri simpanan.Berpura-pura pergi hanya untuk alasan sekedar menemui klien diluar dinas atau kepentingan pribadi mengabaikan tugas sebenarnya.Sebagai penampil disiplin organisasi biasanya sehabis menyanyikan lagu kebangsaan dilanjutkan dengan lagu Hymne semisal untuk guru adalah lagu Mars PGRI.
Dibawah ini secara rinci dijelaskan jenis-jenis rapat dan peruntukannya.Semua menyesuaikan tema dan pembahasan masing-masing.Seiring kemajuan teknologi sering aku hanya membawa cukup mencolok flas disk saja karena di forum rapat ada pemberdayaan sebagai sekretaris untuk copy paste tanpa mencatat langsung.Sebagai pendengar cukup tenang saja konsentrasi dalam menerima penjelasan.Kadang saya merasa malas membawa laptop yang kadang justru merepotkan.Untuk mengusir kejemuan biasanya disertai pemberian minuman ringan sesuai kebutuhan.Kalau saya amati saat ini sedikit kurang konsentrasi sebagai akibat gangguan hand phone atau suara pelantang yang kurang pas suaranya.
Rapat yang bersifat rutin maupun kontemporer atau bila ada peristiwa luar biasa dalam lembaga atau organisasi pada umumnya bertujuan :

· Untuk memecahkan  jalan keluar suatu permasalahan.
· Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
· Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern personal/lembaga.
· Ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang aktual yang sedang terjadi.
· Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
· Menampung semua aspirasi peserta.

Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat-Syaratnya

Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda. 
Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.
a) Berdasarkan tujuan.
1. Rapat Penjelasan.
Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.
2. Rapat Pemecahan Masalah.
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.
3. Rapat Perundingan.
Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
b) Berdasarkan sifat.
1. Rapat formal.
Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.
2. Rapat informal.
Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.
3. Rapat terbuka.
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.
4. Rapat tertutup.
Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).
c) Berdasarkan jangka waktu.
1. Rapat mingguan.
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
2. Rapat bulanan.
Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
3. Rapat semester.
Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.
4. Rapat tahunan.
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang.
d) Berdasarkan frekuensi.
1. Rapat rutin.
Rapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu aRapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, missal mingguan, bulanan, dll.
2. Rapat insidental.
Rapat incidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.
e) Berdasarkan nama.
1. Rapat kerja.
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
2. Rapat dinas.
Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).
3. Musyawarah kerja.
Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

Rapat Resmi yaitu : rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya. 
Rapat tidak resmi yaitu : rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.

Syarat-Syarat Rapat

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik ?
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
a) Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
b) Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
c) Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).
d) Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.
Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik antara lain :
a) Persiapan rapat.
Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3. Penentuan tempat.
4. Akomodasi.
5. Konsumsi.
6. Media/peralatan.
b) Pelaksanaan rapat.
1. Suasana rapat berlangsung terbuka.
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
3. Adanya kendali dari ketua rapat
4. Hindarkan debat kusir.
5. Bahasa harus komunikatif.
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
8. Adanya notulen.
9. Acara rapat.
10. Media rapat.
11. Waktu.