Monday, September 21, 2015

Dokumen Penting Sekolah Dimakan Rayap ?

di depan kantor https://www.facebook.com/eesdemojotelucluwak
Ketika saya baru menjadi kepala sekolah baru awal-awal sudah dihadapi tantangan kesulitan ketika seseorang datang ke sekolah mencari turunan ijasah.Begitu saya cari ternyata dimakan oleh rayap.Apa yang kulihat dilemari kayu kantor buku induknya tinggal separuh yang layak sedang rekapirulasi nilanya juga sudah ridak kentara dan rusak.Segera saya lapor ke dinas Pendidikan padahal penting ijasah pelapor aslinya hilang,akhirnya atas petunjuk atasan saya bertindak segera mengurus pembuatan yang baru.

Sebagai pengalaman memang dokumen harusnya dirawat difasilitasi yang aman.Maklum sekolah yang saya tempati berada di desa yang riwayat perkembangannya pernah akan tutup karena kekurangan murid kelasnya tahun yang lalu pernag putus satu kelas dalam satu tahun tidak ada siswanya.Alkamdulillah sekarang sudah berjalan normal dan setiap tahun rombel kelas ada yang menunjukkan memenuhi syarat Sekolah Pelayanan minimal.

Untuk itu berhati-hatilah dalam menyimpan dokumen sekolah sebagai lembaran dokumen negara melindungi hak siswa secara belesinambungan dan keamanan berkelanjutan.Tugas kepala sekolah akan terefleksi tanggung jawabnya meskipun sudah pensiun ataupun meninggal dunia.Harusnya berpikir kerja hari ini sangat -sangatlah berpengaruh sekali dalam perkembangan Evaliasi Diri Sekolah ( EDS ) agar sekolah itu mencerminkan tidak milik warga sekolah itu sendiri tetapi milik masuarakat stage holder ketika siswa almamater bekerja kemana saja masih terjalin hubungan yang sanagat erat sekalli.

Tidak hanya dokumen duplikat nilai raport dan ijasah saja seperti di sekolah,disini saya menjadi tergerak hati saya memberi caea menyimpan dikumen secara umum.

Bagaimana menyimpan dikumen kamu dengan baik ini pejelasannya :

Berkas-berkas penting mulai dari akte kelahiran, ijazah, surat nikah, pasport, piagam, sertifikat, KK, surat keterangan kesehatan, surat keterangan kelakuan baik, NPWP, BPKB, Akta kepemilikan tanah atau rumah, buku tabungan, dan berbagai berkas penting lainnya tentunya didapatkan dengan tidak mudah bahkan untuk ijazah atau sertifikat kita mendapatkannya setelah perjuangan study beberapa tahun. Namun apakah semua dokumen tersebut itu penting bagi anda? Anda yakin?

Idealnya memang dokumen tersebut adalah punya arti besar bagi anda. Kalau boleh saya gegabah, dokumen-dokumen penting itu adalah harta karun bagi anda. Sikap dan cara anda menyimpannya menentukan besarnya arti harta karun tersebut bagi anda. Ada yang menyimpannya dengan sangat baik, namun tak dapat kita pungkiri bahwa tak sedikit dari kita yang justru menganggapnya remeh sehingga menyimpannya di sembarangan tempat dan terkesan tak lagi bermakna besar seperti dulunya saat kita berupaya mendapatkannya.


Saya melihat dari orang-orang yang karena sesuatu dan lain hal saya harus ke rumahnya untuk mengambil beberapa berkas penting seperti ijazah atau sertifikat. Dari sinilah akhirnya saya melihat bagaimana mereka menyimpan berkas-berkas mereka. Berkas-berkas tidak tersusun dalam satu bundel yang teratur dan rapi melainkan tersebar di banyak tempat sehingga tatkala membutuhkannya mereka pusing tujuh keliling mencarinya dari satu tempat ke tempat lain. Tak jarang mereka kehilangan tidak tahu di mana keberadaannya beberapa berkas penting mereka karena memang jarang dipakai dan tidak tersusun dengan baik.

Belum lagi mereka yang memiliki lebih dari satu tempat tinggal. Mereka sendiri justru tidak tahu persis di mana dokumen A atau sertifikat B di simpan, entah di rumah yang mereka huni atau di rumah mereka satunya lagi. Padahal mereka adalah orang-orang berpendidikan tinggi, ada yang profesor, S2, maupun S3. Namun sayang tingginya pendidikan seseorang tidak menjamin bahwa mereka memiliki tertib administrasi yang baik walaupun sebatas untuk tata letak dokumen pribadi mereka. Kelalaian yang semula dianggap sebagai hal remeh temeh ini terkadang menjadi pemicu hilangnya sejumlah dokumen penting, entah karena tercecer atau sekedar salah penempatan.

Untuk menghindari tercecernya surat-surat atau berkas penting serta memudahkan dalam mencarinya tatkala membutuhkannya, ada beberapa tips yang akan saya berikan :

Pertama,
Tempatkan dokumen atau berkas pribadi anda dalam documen keeper atau display book (bentuknya seperti album namun berisikan lembaran-lembaran plastik – lihat gambar). Masukkan ijazah atau sertifikat anda ke dalam plastik yang tersedia dan pastikan satu plastik hanya terisi maksimal dua berkas yang halaman depan dokumen mengarah ke arah luar sehinga memudahkan anda ketika anda mencari berkas-berkas tersebut saat anda membutuhkannya tanpa harus mengeluarkannya dari plastik display.

Kedua,
Untuk keluarga yang memiliki dokumen yang cukup banyak dan milik beberapa orang [misalnya berkas punya Bapak, punya Ibu, punya adek, punyak kakak, punya abang, dan sebagainya] maka disarankan untuk memiliki documen keeper atau display book lebih dari satu. Akan lebih baik jika jumlahnya sebanyak anggota keluarga sehingga masing-masing documen keeper atau display book digunakan untuk menyimpan berkas satu orang. Beri label khusus pada masing-masing documen keeper atau display book sesuai dengan nama sipemilik. Jika memungkinkan, pilih documen keeper atau display book yang memiliki warna cover yang berbeda-beda sehingga akan lebih memudahkan anda untuk menentukan siapa pemiliknya bahkan tanpa harus melihat labelnya.

Ketiga,
Memiliki lebih dari satu documen keeper atau display book, namun disarankan agar seluruh documen keeper atau display book tersebut disimpan di satu tempat khusus dan kering.

Keempat,
Setiap kali selesai mengunakan ijazah, sertifikat, atau dokumen lainnya, segeralah menyimpannya kembali di documen keeper atau display book.

Kelima,
Untuk fotocopy berkas-berkas yang ada anda dapat menyimpannya dalam documen keeper atau display book khusus yang diberi label “Fotocopy”.

Keenam,
Sediakan sebuah tas yang dapat menampung seluruh dokumen tersebut di sekitar tempat penyimpanan, akan lebih baik jika berbentuk ransel. Ini sangat berguna tatkala dalam kondisi darurat [kebakaran, banjir, gempa bumi, tsunami], maka anda dapat langsung memasukkan dokumen tersebut ke tas yang tersedia dan segera menyelamatkannya.

Ketujuh,
Setiap kali dokumen penting  harus berpindah tempat, misalnya harus di bawa ke luar kota, atau disimpan di perusahaan sebagai jaminan kerja, maka buatlah catatan khusus sebagai petunjuk bagimu mengenai keberadaan dokumen tersebut. Simpan kertas catatan tersebut di documen keeper atau display book. Khusus untuk ijazah yang disimpan di perusahaan, tentu ada bukti serah terima, maka bukti tersebut harus disimpan dengan baik karena sangat penting guna mengambil ijazah anda disaat anda tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut. Jadi simpanlah bukti tersebut di documen keeper atau display book.

Pengarsipan dokumen secara baik dan teratur tentunya akan mendatangkan banyak manfaat, seperti :

- Memudahkan kita mengambilnya di saat kita membutuhkannya sehingga tidak memerlukan waktu lama karena kita tahu pasti di mana letaknya.
- Terhindar dari resiko tercecer atau hilang. Dengan pengarsipan yang tepat maka akan kecil sekali resiko anda akan kehilangan dokumen-dokumen penting anda. Anda tidak perlu lagi antri di kantor polisi guna mendapatkan surat keterangan hilang serta melewati proses panjang guna mendapatkan pengganti atau duplikatnya yang tentunya memakan waktu lama dan menguras emosi yang tidak sedikit.
- Terdokumentasi dengan baik sehingga tidak kotor dan dimakan rayap.
- Ketika terjadi kondisi darurat seperti kebanjiran, kebakaran, gempa bumi, tsunami, tentunya kita akan menyelamatkan harta kita yang paling berharga selain nyawa, salah satunya adalah surat-surat penting tersebut. Ketika sudah tersusun dengan baik, maka anda sangat mudah untuk mengambilnya dan potensi dokumen tersebut dapat diselamatkan sangat besar karena kita tidak memakan waktu yang lama karena fokus pada satu tempat saja.

Sumber Pembantu : - http://www.kompasiana.com 15 Juni 2012 
                              - https://www.facebook.com/eesdemojotelucluwak